Planung eines Jugendbarcamps – Im Detail

Die gesamte Planung eines Jugendbarcamps funktioniert generell nicht nach einem bestimmten Schema, in dem ein Schritt abgeschlossen und ein anderer folgt. Vielmehr sind es ineinander übergehende Vorgänge. Die folgenden Ausführungen beschreiben einen Weg, der möglich ist und Orientierung geben soll.

Konzeption – von den ersten Ideen zum konkreten Plan

Die Konzeption sowie erste Ideen zur Umsetzung sind möglicherweise bereits vor der konkreten Planung begonnen worden und werden nun anhand von Aufgaben greifbarer: Wie soll das Barcamp gestaltet werden? Welche Aktionen oder Formate gibt es neben den eigentlich Sessions? Gibt es ein Vorprogramm o.Ä.?

Ein möglicher Ablauf für ein 1,5-tägiges Barcamp

Tag 1
Anreise und Mittagessen
13:00-14:30 Uhr: Opener, Begrüßung, Einführung, Vorstellungsrunde, Sessionplanung
15:00-15:45 Uhr: Sessionrunde 1
16:00-16:45 Uhr: Sessionrunde 2
17:00 Uhr: Abschlussplenum
gemeinsames Abendessen

Tag 2
09:00 - 09:45 Uhr Sessionplanung
10:00 - 10:45 Uhr Sessionrunde 3
11:00 - 11:45 Uhr Sessionrunde 4
12:00 Uhr Mittagessen
13:30 - 14:15 Uhr Sessionrunde 5
14:30 - 15:15 Uhr Sessionrunde 6
15:15 Uhr Gemeinsamer Abschluss

Dieser zeitliche Ablauf ist nur eine Variante von vielen. Barcamps können auch nur an dem Nachmittag stattfinden oder sich über mehrere Tage strecken. Die Planungsphase ist auch die Hochphase für die Themen Finanzierung, Organisation sowie Technik.

Organisation und Technik – Infrastruktur bereitstellen

In Bezug auf die Organisation sollte an erster Stelle die Suche nach einer geeigneten Location stehen. Es ist wichtig, dass neben einem großen Raum für eine gemeinsame Begrüßung und Verabschiedung, genügend Einzelräume zur Verfügung stehen, damit mehrere Sessions parallel angeboten werden können. Diese Räume sollten idealerweise dicht beieinander liegen, damit die Teilnehmenden den Ort des Barcamps als Ganzes wahrnehmen und nicht durch große Distanzen getrennt sind. Zusätzlich zu Räumen können auch kleine Ecken und Nischen als Orte für Sessions dienen, in die sich eine kleine Gruppe Menschen zurückziehen kann. Wichtig ist, dass schon die Location eine angenehme, kooperative und vielleicht kreative Atmosphäre ausstrahlt, damit sich jede und jeder wohlfühlt.

Der Ort der Veranstaltung sollte stabiles WLAN für alle Teilnehmenden bereitstellen, da dies eine Voraussetzung für die Dokumentation der Sessions und die Vernetzung untereinander darstellt. Es ist besonders wichtig, die Räume mit Moderationsmaterial (Flipchart, Stifte, Pinnwand, Moderationskoffer etc.) und technischem Zubehör auszustatten, um den Teilnehmenden die nötige Infrastruktur für ihre Sessions anzubieten.

Ebenso elementar ist es, sich über die Verpflegung Gedanken zu machen. Wie lange geht die Veranstaltung? Ist ein Mittag bzw. Abendessen einzuplanen? Ist ein geeigneter Raum zum gemeinsamen Essen vorhanden? Bei mehrtägigen Veranstaltungen und für den Fall, dass die Teilnehmenden anreisen, sollte ebenfalls die Unterbringung der Teilnehmenden berücksichtigt werden. Ist es dem Veranstalter möglich, die Reise- und Unterbringungskosten zu übernehmen, sind Zimmer zu organisieren. Generell  ist es hilfreich, vorab zu recherchieren und die Teilnehmenden darüber zu informieren, wo es Übernachtungsmöglichkeiten gibt. Bei mehrtägigen Veranstaltungen empfiehlt sich ein gemeinsames Abendessen mit anschließendem Abendprogramm, bei dem die Teilnehmenden noch einmal in entspannter Atmosphäre zusammenkommen können, vielleicht mit einer gemeinsamen Unternehmung, einem Spiel oder einem gemütlichen Zusammensitzen.

Finanzierung – vielfältige Möglichkeiten und kreative Lösungen

Die anfallenden Kosten sind abhängig davon, wo die Veranstaltung stattfindet, wer angesprochen werden soll, wie umfangreich das Programm ist und wie lang das Barcamp geht. Zu berücksichtigen sind unter anderem Faktoren wie Raummiete, Werbekosten, Moderation, Ausleihe für Technik und Verpflegung.

Gängige Finanzierungsmöglichkeiten für Jugendbarcamps sind Sponsoring oder Fördermittel (Dritter). Denn – auch für Jugendliche – sind Barcamps besonders attraktiv, wenn diese kostenlos angeboten werden und sie keine bzw. recht wenige eigene, zusätzliche Ausgaben haben. Beim Thema Finanzierung ergeben sich verschiedene Möglichkeiten, je nach dem Thema des Barcamps, Gegebenheiten des Veranstalters und denkbaren Kooperationen. Auch kleinere Spenden, beispielsweise von der Bäckerei um die Ecke, sind natürlich möglich. Bereits an dieser Stelle können Jugendliche aktiv ins Fundraising eingebunden werden. In manchen Fällen ist es denkbar und möglich, auch die Reisekosten und Unterkunft für die Teilnehmenden zu übernehmen.

Für die Anmeldung und Bekanntmachung – der Camper

Der „Camper“ ist ein Online-Tool, das bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation eines Barcamps unterstützen kann. Speziell für Barcamps entwickelt und verfügbar in den Sprachen Deutsch und Englisch eignet sich das kostenlose Toll für die Organisation eines Jugendbarcamps. Damit bekommt das Barcamp ein Zuhause mit einer Adresse (URL), die für die Kommunikation über das Barcamp genutzt werden kann. Schritt für Schritt können Interessierte informiert werden, eine Veranstaltungsseite mit Veranstaltungstagen und Programmpunkten angelegt werden. In der Planungsphase bietet der Camper vor allem die Möglichkeit, die Anmeldungen (wenn erwünscht) der Teilnehmenden zu organisieren. Der zunächst digitale Ort des Barcamps kann in der späteren Durchführung auch für die vor Ort Sessionplanung genutzt werden.

Die einzelnen Funktionen des Campers werden in dieser Artikelserie an entsprechender Stelle genauer erläutert. Wer schon sich schon mal einen kleinen Einblick verschaffen will, liest hier weiter.

Im nächsten Artikel geht es um die Bekanntmachung und Kommunikation eines Jugendbarcamps.

Quelle: jugend.beteiligen.jetzt – Für die Praxis digitaler Partizipation